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Tutorial · Einsteiger · 12 Minuten
Meeting-Notizen mit KI, DSGVO-sauber
Wie du Besprechungen mit KI mitschreiben und zusammenfassen lässt, ohne Ärger mit Datenschutz und Teilnehmenden: Einwilligung, AVV, Speicherort, Prompt für das Protokoll und Löschen. 6 Schritte mit Prompts und Quiz.
Jean sagt: Ein KI-Protokoll spart dir eine Stunde pro Meeting. Ein heimlich aufgezeichnetes Meeting kostet dich das Vertrauen deines Teams. Wir machen das erste, nicht das zweite.
Schritt 1 von 6
Vorher fragen, nicht nachher
Wer ein Gespräch aufzeichnet, braucht das Wissen und Einverständnis der Beteiligten. Das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist in Deutschland nach § 201 StGB strafbar, und ein Transkriptions-Bot nimmt auf.
Kündige deshalb in der Einladung an, dass ein KI-Tool mitschreibt, und frag zu Beginn noch einmal in die Runde. Widerspricht jemand, bleibt der Bot draußen.
🧔Jean: Ein Satz in der Einladung, eine Frage zu Beginn. Mehr braucht es nicht, aber weniger auch nicht.
Gleich ausprobieren
Schreib einen kurzen, freundlichen Hinweis für eine Meeting-Einladung: Wir lassen das Gespräch von einem KI-Tool transkribieren und zusammenfassen. Nenne Zweck, wer das Protokoll bekommt, wann die Aufnahme gelöscht wird, und dass man widersprechen kann. Höchstens 60 Wörter, Du-Form.
Der Prompt landet im Eingabefeld. Absenden musst du selbst; deine Eingaben verlassen diese Seite erst beim Klick.
Schritt 2 von 6
Den Anbieter prüfen: AVV und Speicherort
Ein Meeting-Tool verarbeitet personenbezogene Daten in deinem Auftrag: Stimmen, Namen, Inhalte. Dafür brauchst du nach Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter. Viele stellen ihn in den Einstellungen oder im Trust Center bereit.
Prüf außerdem, wo die Daten liegen. Bei Anbietern in den USA ist die Übermittlung möglich, wenn der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist oder andere Garantien wie Standardvertragsklauseln nutzt. Steht dazu nichts auf der Seite des Anbieters, frag nach, bevor du loslegst.
🧔Jean: Kein AVV, kein Einsatz mit Kundendaten. Das ist meine einfachste Regel.
Schritt 3 von 6
Training und Aufbewahrung einstellen
Schau in den Einstellungen nach zwei Dingen: Werden deine Aufnahmen zum Training von KI-Modellen genutzt, und wie lange werden sie gespeichert? Beides steht in der Regel in den Datenschutz- oder Sicherheitshinweisen des Anbieters.
Leg eine Löschfrist fest, die zu deinem Zweck passt. Das Protokoll bleibt, die Audiodatei braucht es nach der Freigabe meist nicht mehr.
Schritt 4 von 6
Weniger aufnehmen, mehr erreichen
Datensparsamkeit ist kein Bürokratiewort, sondern spart Ärger. Nimm nur die Meetings auf, bei denen ein Protokoll wirklich hilft. Personalgespräche, Gesundheitsthemen und vertrauliche Verhandlungen gehören nicht in ein Transkriptions-Tool.
Wenn du ein Transkript zusätzlich in ChatGPT, Claude oder Gemini zusammenfassen lässt, entferne vorher Namen und Kundendaten, die für die Zusammenfassung nicht nötig sind.
Vorher 😐
Fass das Transkript zusammen: [komplettes Transkript mit Namen, Telefonnummern, Kundendaten]
Nachher 🔥
Fass das Transkript zusammen. Ich habe Namen durch Rollen ersetzt (Projektleitung, Kunde, Technik) und Kontaktdaten entfernt: [bereinigtes Transkript]
Für eine gute Zusammenfassung braucht die KI Rollen, keine Telefonnummern.
Schritt 5 von 6
Das Protokoll mit einem guten Prompt
Die automatische Zusammenfassung der Tools ist ein Anfang. Mit einem eigenen Prompt bekommst du genau die Struktur, die dein Team braucht: Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen, offene Fragen.
Wichtig: Die KI soll nur festhalten, was gesagt wurde. Fehlt eine Frist, steht dort „offen“ statt eines erfundenen Datums.
Gleich ausprobieren
Hier ist das Transkript unseres Meetings: [TRANSKRIPT]. Erstelle ein Protokoll mit den Abschnitten: Entscheidungen, Aufgaben (Tabelle: Aufgabe | verantwortlich | Frist), offene Fragen. Halte nur fest, was im Transkript steht. Wenn Verantwortliche oder Fristen fehlen, schreib „offen“.
Der Prompt landet im Eingabefeld. Absenden musst du selbst; deine Eingaben verlassen diese Seite erst beim Klick.
Schritt 6 von 6
Freigeben, verteilen, löschen
Lies das Protokoll gegen, bevor du es verschickst. Transkripte verhören sich bei Namen, Zahlen und Fachbegriffen. Korrigiere und schick es dann an die Teilnehmenden.
Danach greift die Löschfrist aus Schritt 3. Kalendereintrag oder automatische Löschung im Tool, Hauptsache, es passiert wirklich.
🧔Jean: Dies ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel fragst du deine Datenschutzbeauftragte, bevor das erste Meeting läuft.
Vertrag nach Art. 28 DSGVO, den du mit einem Dienstleister schließt, der personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, etwa ein Transkriptions-Tool für Meetings. Er regelt Zweck, Dauer, Schutzmaßnahmen und Unterauftragnehmer.
Paket in ChatGPT aus wiederverwendbaren Anweisungen (als Skill), verbundenen Apps und Referenzdateien. Laut OpenAI der Nachfolger der Custom GPTs, die am 11. Dezember 2026 abgeschaltet werden.