ChatGPT und Excel: Formeln bauen, Tabellen auswerten, Daten bereinigen

Drei Wege, wie ChatGPT und Excel zusammenkommen

Erstens: Du beschreibst im Chat, was du brauchst, und bekommst eine Formel zurück, die du selbst einfügst. Zweitens: Du lädst die Tabelle hoch und lässt ChatGPT sie auswerten. Drittens: Du holst ChatGPT als Add-in direkt in Excel oder Google Sheets.

Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob ChatGPT deine Daten sehen soll. Für eine Formel reicht die Beschreibung der Spalten. Für eine Auswertung braucht die KI die Datei, und dann gelten die Regeln zum Datenschutz weiter unten.

Formeln bauen und verstehen

Die Vorlage „Excel- oder Google-Sheets-Formel bauen“ fragt ab, was in welchen Spalten steht und was herauskommen soll. Zurück kommt die Formel mit Erklärung und den Fällen, in denen sie scheitert, etwa leere Zellen oder Text statt Zahlen.

Schreib immer dazu, ob du Excel oder Google Sheets nutzt und in welcher Sprache. Deutsche Excel-Versionen nutzen deutsche Funktionsnamen und Semikolons als Trennzeichen. Fehlt die Angabe, bekommst du gern eine englische Formel, die bei dir nur Fehler wirft.

Tabelle hochladen und auswerten lassen

Laut OpenAI kann ChatGPT Tabellen im Format XLS, XLSX und CSV analysieren, Tabellen und Diagramme erzeugen und für Berechnungen Python-Code in einer Notebook-Umgebung ausführen. Diese Umgebung kann keine Webseiten oder Schnittstellen abrufen, externe Daten musst du also mitliefern.

Die Vorlage „Excel-Tabelle mit ChatGPT auswerten“ verlangt nachvollziehbare Rechenwege statt Bauchgefühl. Das ist wichtig: OpenAI empfiehlt selbst, den erzeugten Code, die Ergebnisse und die Annahmen zu prüfen, bevor du dich darauf verlässt.

Damit die Auswertung klappt, rät OpenAI zu klaren Spaltenüberschriften in der ersten Zeile, einer Zeile pro Datensatz und keinen mehreren Tabellen auf einem Blatt. Werte in eingescannten Tabellen oder Bildern liest ChatGPT laut Hilfe-Center nicht zuverlässig aus.

Daten bereinigen: Dubletten, Formate, Tippfehler

Unordentliche Listen sind der Klassiker: dieselbe Firma dreimal anders geschrieben, Datumsangaben in vier Formaten, Leerzeichen am Zeilenende. Die Vorlage „Tabelle bereinigen“ liefert dir Schritte und Formeln, mit denen du das selbst in Excel aufräumst.

Der Vorteil dieses Wegs: Deine Daten bleiben auf deinem Rechner. Du beschreibst nur die Spalten und ein, zwei erfundene Beispielzeilen, ChatGPT liefert das Rezept.

Wenn die Tabelle zu groß wird: SQL

Liegen deine Daten in einer Datenbank statt in Excel, übersetzt die Vorlage „SQL-Abfrage aus einer Frage“ deine Frage in normaler Sprache in eine erklärte Abfrage. Gib die Tabellennamen und Spalten mit, sonst rät die KI Namen, die es bei dir nicht gibt.

Lass Abfragen, die etwas ändern oder löschen, nie ungeprüft laufen. Erst an einer Kopie testen, dann im Original.

ChatGPT für Excel: das Add-in

OpenAI bietet ChatGPT für Excel und Google Sheets als Seitenleiste direkt in der Tabelle an. Laut Hilfe-Center steht es Free, Go, Plus und Pro sowie Business, Enterprise, Edu und K-12 zur Verfügung. In Excel findest du es unter Start, Add-Ins, Suche nach „ChatGPT“, in Google Sheets über den Google Workspace Marketplace.

Das Add-in kann laut OpenAI Tabellen anlegen, erklären und ändern, auch große Dateien mit mehreren Blättern. OpenAI rät, genau zu sagen, was erhalten bleiben soll, bei großen Änderungen erst einen Plan zu verlangen und wichtige Dateien vorher zu duplizieren. Den letzten Rat würde ich doppelt unterstreichen.

Was nicht in den Upload gehört

Kundenlisten, Gehälter, Gesundheitsdaten: Alles mit Personenbezug lädst du in ein privates Konto nur, wenn du das darfst und das Modelltraining in den Data Controls abgeschaltet hast. Oft reicht es, Namen durch Nummern zu ersetzen, bevor die Datei den Rechner verlässt.

Laut OpenAI gilt für Tabellen eine Größengrenze von etwa 50 MB je Datei, abhängig von der Zeilengröße. Scheint eine Auswertung unvollständig, teil die Datei auf oder nenn ChatGPT die Blätter und Spalten, um die es geht.