Prompt-Kategorie · 44 Vorlagen

Business-Prompts für Büro, E-Mails und Planung

Vorlagen für E-Mails, Protokolle, Angebote, Entscheidungen und Aufgabenlisten. Für den Arbeitsalltag gebaut, mit Platzhaltern statt erfundener Angaben.

Alle 44 Vorlagen 💬

Wiederkehrende Aufgabe in eine Automatisierung zerlegenEinen Ablauf so beschreiben, dass er in Make, Zapier oder n8n baubar ist.Rolle · Schritt für Schritt · Rückfragen · Ausgabeformat
Meeting-Notizen in Entscheidungen und Aufgaben verwandelnAus chaotischen Notizen eine Mail mit Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichen und Fristen.Ausgabeformat · Selbstkritik
Meta-Prompt: Lass die KI deinen Prompt verbessernEinen schwachen Prompt in einen präzisen verwandeln, mit Rückfragen statt Raten.Rolle · Rückfragen · Selbstkritik · Ausgabeformat
Angebot an einen Kunden schreibenEin klares Angebot mit Leistung, Preis und nächstem Schritt.Rolle · Kontext · Ausgabeformat
Heikle E-Mail diplomatisch formulierenKritik, Absagen oder Mahnungen klar und freundlich schreiben, ohne die Beziehung zu beschädigen.Rolle · Varianten · Selbstkritik
Langen Text zusammenfassenAus Berichten, Artikeln oder Protokollen eine Zusammenfassung in drei Detailstufen machen.Ausgabeformat · Schritt für Schritt · Selbstkritik
E-Mail beantworten in deinem TonAuf eine E-Mail schnell eine passende, klare Antwort formulieren.Kontext · Varianten · Ausgabeformat
Wettbewerbsanalyse vorbereitenEine strukturierte Analyse der Konkurrenz mit Stärken, Schwächen und Lücken anlegen.Rolle · Ausgabeformat · Schritt für Schritt
Antwort auf eine KundenanfrageAuf eine Anfrage professionell antworten und fehlende Angaben gezielt erfragen.Kontext · Rückfragen · Ausgabeformat
Onboarding-Plan für neue MitarbeitendeEinen strukturierten Plan für die ersten Wochen im Job erstellen.Rolle · Ausgabeformat · Schritt für Schritt
Telefonnotiz zu AufgabeAus einer hastigen Telefonnotiz eine saubere Aufgabe mit nächsten Schritten machen.Ausgabeformat · Rückfragen
Konstruktives Feedback formulierenKritik so formulieren, dass sie ankommt: konkret, fair und mit klarem nächsten Schritt.Rolle · Ausgabeformat · Varianten
Wochenplan mit klaren PrioritätenEine chaotische Aufgabenliste in einen realistischen Wochenplan mit Prioritäten verwandeln.Schritt für Schritt · Ausgabeformat · Rückfragen
Unstrukturierte Meeting-Notizen in strukturierte Protokolle verwandelnRohnotizen oder Transkripte in klare Entscheidungen, Aufgaben und Deadlines gliedern.Rolle · Ausgabeformat · Schritt für Schritt
Kundenfeedback strukturieren und Produktprioritäten ableitenHunderte Kundenrückmeldungen oder Support-Tickets analysieren und die wichtigsten Schmerzpunkte filtern.Rolle · Selbstkritik · Ausgabeformat
Anweisungen für ein ChatGPT-Projekt schreibenFeste Projekt-Anweisungen formulieren, damit ChatGPT in jedem Chat des Projekts gleich arbeitet und du nichts wiederholen musst.Kontext · Ausgabeformat · Rückfragen
Auftrag für ChatGPT Work formulierenEinen mehrstufigen Auftrag für ChatGPT Work so beschreiben, dass die richtige Aufgabe erledigt wird und vor heiklen Schritten eine Rückfrage kommt.Kontext · Schritt für Schritt · Ausgabeformat · Rückfragen
Steckbrief für die ChatGPT-PersonalisierungEinmal festlegen, was ChatGPT über dich und deine Arbeitsweise wissen soll, ohne sensible Daten preiszugeben.Rückfragen · Ausgabeformat · Selbstkritik
Vertrag oder AGB in verständlicher Sprache zusammenfassenEinen Vertrag oder AGB-Text schnell verstehen: wichtigste Pflichten, Fristen, Kosten und Stolperstellen, ohne Rechtsberatung zu ersetzen.Rolle · Ausgabeformat · Selbstkritik
Mitgliederbrief oder Einladung für den VereinEinen freundlichen, klaren Brief an Vereinsmitglieder schreiben: Einladung zur Versammlung, Helferaufruf oder Neuigkeiten.Kontext · Ausgabeformat · Varianten
Anweisungen für ein eigenes Gem in Gemini schreibenDie Anweisungen für ein Gem formulieren, damit Gemini eine wiederkehrende Aufgabe immer gleich erledigt.Kontext · Ausgabeformat · Rückfragen
E-Mails in Gmail mit Gemini zusammenfassen und sortierenMit der verbundenen Google-Workspace-App einen Überblick über wichtige Mails bekommen, mit offenen Aufgaben und Fristen.Kontext · Ausgabeformat
Dokumente aus Google Drive mit Gemini vergleichenMehrere Dateien aus Drive gegeneinanderlegen, ohne sie einzeln zu öffnen, mit klarer Angabe, welche Info aus welcher Datei stammt.Kontext · Ausgabeformat · Selbstkritik
Aus einer Mail Termine und Aufgaben anlegen lassenTermine aus einer Mail in Google Kalender eintragen und To-dos in Google Tasks anlegen, ohne Abtippen.Kontext · Rückfragen
Präsentation in Gemini Canvas entwerfenIn Canvas einen Folienentwurf erstellen lassen, der eine klare Botschaft pro Folie hat und sich danach gezielt bearbeiten lässt.Kontext · Ausgabeformat
Projektanweisungen für ein Claude-Projekt schreibenDie Anweisungen für ein Claude-Projekt so formulieren, dass jeder neue Chat im Projekt gleich arbeitet.Kontext · Ausgabeformat · Rückfragen
Projektwissen für Claude sortieren und vorbereitenHerausfinden, welche Dateien wirklich ins Projektwissen gehören und wie du sie aufbereitest, damit Claude sie zuverlässig nutzt.Kontext · Schritt für Schritt · Ausgabeformat
Ablaufdiagramm als Artefakt in Claude erstellenEinen Prozess aus deiner Beschreibung als Diagramm darstellen lassen, das du im Artefakt-Fenster weiter anpasst.Kontext · Ausgabeformat · Rückfragen
Zwei Fassungen eines Dokuments mit Claude abgleichenAlte und neue Fassung eines Vertrags, Konzepts oder Angebots vergleichen und nur die inhaltlichen Änderungen sehen.Kontext · Ausgabeformat · Selbstkritik
Mit Copilot in Word einen Entwurf aus Notizen schreibenAus Stichpunkten oder einer vorhandenen Datei in Word einen ersten Entwurf mit fester Gliederung erstellen.Kontext · Ausgabeformat
Langes Word-Dokument mit Copilot verstehenEin umfangreiches Dokument zusammenfassen und gezielt befragen, bevor du es in einer Besprechung vertreten musst.Kontext · Ausgabeformat · Selbstkritik
E-Mail mit Copilot in Outlook entwerfenMit „Entwurf mit Copilot“ eine Mail schreiben, die Anlass, Bitte und Frist sofort klar macht.Kontext · Ausgabeformat
Langen Mail-Verlauf in Outlook zusammenfassen und beantwortenEinen langen E-Mail-Thread verstehen und eine Antwort entwerfen, die genau auf die offenen Punkte eingeht.Kontext · Ausgabeformat · Selbstkritik
Eigenen Berichtstyp in NotebookLM anlegenAus den Quellen einen Bericht in genau dem Format erstellen, das du weitergibst, zum Beispiel als Entscheidungsvorlage.Kontext · Ausgabeformat
Marktüberblick mit Quellen in PerplexityAnbieter oder Produkte recherchieren und als Tabelle mit Quelle pro Angabe bekommen.Kontext · Ausgabeformat · Selbstkritik
Anweisungen für ein Perplexity-Projekt schreibenFeste Anweisungen für ein Projekt in Perplexity formulieren, damit jede Suche darin gleich aufgebaut ist.Kontext · Ausgabeformat · Rückfragen
Eigene Datei mit aktuellen Webquellen abgleichenEine hochgeladene Datei gegen den aktuellen Stand im Web prüfen, etwa ein älteres Konzept oder eine Präsentation.Kontext · Ausgabeformat · Selbstkritik
Suno: Vereinslied mit Mitsing-RefrainEin Lied für Verein, Team oder Firmenfeier mit einem Refrain, den alle nach einmal Hören mitsingen.Kontext · Ausgabeformat
HeyGen: Schulungsvideo für neue MitarbeitendeMit dem AI Script Writer ein Onboarding- oder Schulungsskript erzeugen, das in Szenen gegliedert ist und eine kleine Wissensfrage enthält.Kontext · Ausgabeformat · Schritt für Schritt
Gamma: Präsentation aus einem Thema generierenIm Generate-Modus von Gamma mit einem Prompt starten, der Zielgruppe, Gliederung und Kernaussage schon mitbringt.Kontext · Ausgabeformat
Gamma: eigenen Text Folie für Folie einfügenVorhandene Notizen im Paste-Modus mit Trennlinien so einfügen, dass Gamma genau dort neue Folien beginnt, wo du es willst.Ausgabeformat · Schritt für Schritt
Gamma: Regeln für das Feld „Zusätzliche Anweisungen“Feste Regeln für die ganze Präsentation formulieren, die Gamma als Pflicht behandelt, etwa Sprache, Bildregeln und Textmenge.Ausgabeformat · Kontext
Gamma Agent: eine fertige Präsentation gezielt umbauenDem Gamma Agent im Editor eine klare Änderung geben, die nur die betroffenen Folien anfasst.Ausgabeformat · Kontext
Canva Magic Write: Folientexte aus StichpunktenAus groben Stichpunkten knappe Texte für eine Canva-Präsentation machen, eine Folie nach der anderen.Ausgabeformat · Kontext

3 Tipps

So holst du mehr raus 🧭

Keine vertraulichen DatenKundennamen, Verträge und Personaldaten nur in Tools mit passender Datenschutz-Vereinbarung eingeben.
Ton festlegenSag, an wen der Text geht: Kunde, Chefin, Team. Die KI passt Anrede und Länge an.
Platzhalter nutzenFehlende Angaben soll die KI als [PLATZHALTER] markieren, nicht raten. Unsere Vorlagen sind so gebaut.

Weiterlernen und passende Tools

🎓 ChatGPT richtig nutzen: der Einsteigerkurs20 Minuten, interaktiv mit Quiz
🎓 Eigenen KI-Assistenten bauen: Custom GPT und Claude Project20 Minuten, interaktiv mit Quiz
🧰 KI für Produktivität86 Tools in der Datenbank, mit Auswahlhilfe.
🧱 Prompt-BaukastenEigenen Prompt Schritt für Schritt zusammenstellen.
✅ Prompt-CheckDeinen eigenen Prompt prüfen und verbessern lassen.

Passend für: KI-Tools für Selbstständige und Freelancer · KI-Tools für Handwerk und Handwerksbetriebe · KI-Tools für HR und Recruiting

Häufige Fragen 🙋

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Nur mit Rechtsgrundlage und passendem Vertrag. Unsere DSGVO-Checkliste zeigt, worauf du achten musst.

Lohnt sich ein eigener Assistent für wiederkehrende Aufgaben?

Ja, wenn du dieselbe Anweisung oft gibst. Ein Claude-Projekt, ein Gemini-Gem oder ein ChatGPT-Plugin speichert sie dauerhaft. Custom GPTs schaltet OpenAI am 11. Dezember 2026 ab.

Wie spare ich mit KI am meisten Zeit?

Bei Texten, die oft ähnlich sind: Antworten, Zusammenfassungen, Protokolle. Eine gute Vorlage spart jedes Mal das Erklären.

Weitere Prompt-Kategorien

Weiter geht's 🧭

Thematisch am nächsten dran, ausgewählt per Textvergleich.

Passt dazu 5

Wer hierher verlinkt 101

Herzstück: 101 Seiten zeigen auf diese hier. Die passendsten:

Begriffe kurz erklärt 4

Custom GPT: Eigener Assistent in ChatGPT mit festen Anweisungen und eigenem Wissen. OpenAI schaltet Custom GPTs am 11. Dezember 2026 ab, Nachfolger sind Plugins. In Claude kommen Projects dem am nächsten, in Gemini heißen solche Assistenten Gems.
Meta-Prompt: Ein Prompt, der die KI bittet, einen anderen Prompt zu verbessern oder zu schreiben.
Plugin (ChatGPT): Paket in ChatGPT aus wiederverwendbaren Anweisungen (als Skill), verbundenen Apps und Referenzdateien. Laut OpenAI der Nachfolger der Custom GPTs, die am 11. Dezember 2026 abgeschaltet werden.
Prompt: Die Eingabe an eine KI: Frage, Aufgabe oder Anweisung, am besten mit Ziel, Kontext und Format.

Wie sind die Prompts sortiert?

Nach Einsatzzweck. Jede Vorlage hat Platzhalter, ein Beispiel und einen Tipp, welcher typische Fehler das Ergebnis verdirbt.

Heute bei mentat.codes

Gratis-Perle des Tages

Jeden Tag eine handverlesene Gratis-Perle mit Dofollow-Link. Alle Gratis-Portale

Prompt des Tages

Jeden Tag eine andere Vorlage zum Kopieren. Zur Prompt-Bibliothek

Tool des Tages

Jeden Tag ein anderes KI-Tool mit Preisen laut Anbieter. Alle Steckbriefe

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13 Vorlagen für den Büroalltag: E-Mails, Protokolle, Angebote, Entscheidungen und Aufgabenlisten. Statt erfundener Angaben stehen Platzhalter drin, die du mit deinen echten Infos füllst. Mein Tipp: Probier die Vorlage, die eine wiederkehrende Aufgabe in eine Automatisierung zerlegt. Mit dem Ergebnis kannst du direkt in Make, Zapier oder n8n weiterbauen.

Die langweiligste Aufgabe zuerst an die KI. Da spart es am meisten.

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